כשמדובר בתכנון כנס או אירוע, יש סוד שמתכנני האירועים מכירים רק טוב מדי. כאשר מתכננים מקום, אחד המידע החשוב ביותר שעליכם לדעת הוא מי יהיו האורחים וכמה אתם מצפים. כאשר האורחים והמשתתפים ייסעו לאירוע וממנו, המיקום הוא כנראה אחד הפריטים החשובים ביותר ברשימה.
לאירועים מקומיים, מקום המציע מרחק סביר מביתו של משתתף פוטנציאלי הוא הפיתרון הטוב ביותר. זה הגיוני וכנראה יניב מכירות כרטיסים רבות יותר, אך לאירוע מקומי אתה עשוי להיראות קצת יותר קרוב למקום שלך, כגון מלון או מרכז כנסים.
כאשר אתם מחליטים על עיצוב המקום
עליכם לשים לב מקרוב לאופן בו המבקרים באירוע זורמים אל תוך חלל האירוע ומחוצה לו. רבים מהמשתתפים באירוע נוטים להגיע ישירות למקום שלך, ולכן עליו להיות נגיש בקלות ומיקום ידוע. זה עוזר אם אתה מארגן שם אירועים מאוחר יותר, מכיוון שיש פחות עבודה לעשות כדי שיתאימו לאירוע זה.
אם האירוע שלך נמצא במיקום מרכזי
מועדי המענה וההשתתפות בפועל ביום יעזרו, אך ככל שתוכל להזמין את המקום מוקדם יותר, כך הגודל שאתה מכיר וקבע את התאריך. מי שיש לו מספיק זמן לתכנן צריך להזמין את מקומו לפחות שישה חודשים מראש. אם אתם מזמינים את המקומות שלכם לפחות 6 חודשים מראש, וודאו שהתאריכים לאירועים שלכם נקבעים באבן. ככל שתקדים להתחייב לתאריכים וככל שיש לך יותר זמן לתכנון ולתזמון, כך ייטב.
אם אתם מארגנים אירוע לשבוע סמינרים עמוס או ליריד סחר גדול, תוכלו להיות בטוחים להזמין את המקום שלכם בזמן טוב.
בסך הכל, אתה רוצה למצוא זמן פתוח יחסית להזמנת המקום שלך ומתי הסיכוי הטוב ביותר שהאורחים שלך יגיעו. אם אתה מודע לכך שאתה לא היחיד שזקוק למקום בזמן נתון, תרצה גם להזמין את המקום שבחרת באותה עת.
אם אתה מוכן להתגמש בתאריכי האירוע שלך
יש לך מרחב עלויות האירוע. אינך רוצה לשכור אולם גדול מדי, או אירוע שמרגיש יקר מדי או קטן מדי עבור מי שנכח. שטח שאינך זקוק לו מבזבז את התקציב שלך וגורם לבעיות עבורך ועבור האורחים שלך. לא משנה מה סוג האירוע או הגודל שלו, המקום הוא חלק חשוב מהפאזל. עליכם לשאול את המקום שלכם מהי הקיבולת המקסימלית ולהחליט האם זה הגיוני לאירוע שאתם מארחים. וודאו שיש לכם מקום שיש בו מספיק מקום לכל האורחים שלכם, כמו גם לצוות שלכם ולאורחים. המיקום שתבחר לאירוע משפיע על הפריסה הרצויה בכל מחיר, ולא רק בגודל.
הזמנת מקום שיכול להכיל את מספר האנשים הצפויים תעניק לאירוע שלכם אווירה תוססת ותחסוך לכם כסף, אנו מצפים. אחד ההיבטים החשובים ביותר בהזמנת המקום לאירוע הוא התקציב שהצבנו בתחתית רשימה זו.
יצירת תוכנית לעיצוב אירועים המעודדת משתתפים להשתתף תעזור לכם למצוא את המקום המתאים ביותר לחזון הייחודי שלכם. לאחר שיצרת רשימה קצרה של מקומות לצפייה, תדע מי ישתתף באירוע שלך וכמה אנשים יוזמנו.
התפתחות דמוגרפית תהיה שילוב של צעירים, מבוגרים צעירים, קשישים ואנשים עם מוגבלות, כמו גם אנשים צבעוניים.
לחגיגה מסוג זה יש את כל המקומות הנכונים
ואם אתה יודע להכין את המקום בעצמך ואת היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם, לא תהיה לך שום בעיה שיהיה באירוע שלך. הערה: כדי לברר אם המקום שלכם מתאים לאירועים שלכם, השתמשו באפליקציית Whova Event כדי להעלות את האזור הלוגיסטי שלכם לאפליקציה. כך תוכלו לחוות מקום בעיני המבקרים בו ולבחון את האווירה והדרישות המיוחדות שיש לכם. אתה יכול למצוא בקלות מקום שיש לו את המיקום המושלם עבורך ואת האירוע המתוכנן שלך – לסוג שלך – בסביבתך.
התקנת מקומות ישיבה בחוץ וארגון אירועים לפני הכנס בחללים המקיפים את המקום יכולים לעזור למקסם את גורם הוואו על ידי יצירת ציפייה לפני הכניסה
אתה יכול לשכור לוח אירועים מקצועי לאלתר, כדי להפוך את חווית המשתתפים שלך למספקת ומהנה יותר. בחירה במקום המציע מתכנן אירועים הינה מכרעת אם אתה יודע שאתה זקוק לעזרה נוספת, ובכלל, בחירת המקום שלך הוא אחד הצעדים הראשונים בתכנון האירוע שלך. לפני שתבקשו להזמין מקום, בדקו באפליקציית Whova האירועים ובאתר מתכנן האירועים כדי לוודא שאתם מבינים את האחריות שלכם כמארגני אירועים.
